Référent Secrétariat Général en CDI

Domaine d'activité :

Juridique - Droit

Type de contrat :

CDI

Niveau de diplôme :

BAC+2

Temps de travail :

Temps plein

Date de publication :

14/10/2019

Description :

Sous la responsabilité du Directeur des Affaires Juridiques et du Secrétariat Général, le(la) référent(e) Secrérariat Général assure la préparation, l’organisation et le suivi des instances de gouvernance. Organisation Planifie et organise les instances de gouvernance (Conseils d'Administration et bureaux du CA) en veillant à la cohérence technique et politique de leurs ordres du jour avec les instances de gouvernance partenariales (notamment Ville de Nantes, Nantes Métropole) et avec les commissions et comités de l'Office. Contribue et participe aux réunions préparatoires instances de gouvernance (séances de relecture des délibérations avec la Direction Générale et l'ensemble des Directions et le Président). Veille à la préparation des dossiers présentés en Bureau et au CA et garantit la conformité aux process des projets de délibérations et supports de présentation (validations internes, délais, plannings, agendas, argumentaire...). Vérifie la conformité des procédures des instances décisionnelles (quorum du CA, du bureau, formalités de publication, suivi administratif auprès du Registre du Commerce et des Sociétés, contrôle de légalité via télétransmission...). Assure le suivi administratif des commissions et comités internes (cohérence et envoi des ordres du jour). Conçoit et suit les tableaux e bord de gestion des actes (conventions, délibérations, arrêtés...). Est garant(e) du respect de la démarche Qualité (SMQ) concernant son activité et est ainsi notamment force de proposition pour concevoir, mettre en œuvre, contrôler et évaluer des procédures d'optimisation du fonctionnement de la gouvernance de Nantes Métropole Habitat. Relations institutionnelles Assure la réservation et remboursement de frais de mission concernant les Administrateurs, notamment dans le cadre du Congrès HLM annuel. Participe aux réunions des instances de gouvernance et rédige les PV du Bureau et du CA. Assure l'interface et la communication avec la direction générale et le COMEX (comité exécutif), les directions et les services.

Profil :

Ce poste requiert notamment : Capacité d’organisation ; capacité d’initiative et d’anticipation ; savoir être réactif et force de proposition Capacité à développer l’activité ; capacité à évaluer et contrôler les résultats de l’activité ; capacité à rendre compte ; respect de la déontologie Capacité d’écoute, capacité à communiquer (services, institutionnels…), sens du travail en équipe ; sens de la pédagogie Capacité d’analyse et de synthèse ; méthode et rigueur ; capacité à travailler en transversalité ; capacité rédactionnelle ; maîtrise des outils bureautiques et de gestion Connaissance de l’environnement professionnel et territorial; bonne connaissance du fonctionnement des services (siège et agences) ; bonne connaissance des procédures administratives et du fonctionnement institutionnel d’un OPH ; bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques.
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