Sous l’autorité du Responsable du service technique de patrimoine et proximité, il/elle assure la gestion administrative des contrats auprès de l’équipe du service et le suivi des charges récupérables en lien avec le service quittancement. La mission majeure est la suivante : Gestion financière : - Gère les engagements budgétaires, collecte les données des fournisseurs pour la mise à jour des tableaux de bord et passe les factures d’énergie (gaz et reseaux de chaleur), des marchés de nettoyage et des contrats d'exploitation. - Commande et assure le suivi financier de remplacement d’équipements individuels dans le cadre de commande ponctuelle. - Réalise l’affectation et la répartition des charges récupérables (chauffage collectif et individuels) lors de la passation des factures et la mise au point des éléments de charge avec le service quittancement ; Il transmet les données mensuelles au service Quittancement En seconde partie : Gestion administrative : - Gère la partie administrative des marchés d'exploitation et de travaux pour les installations de chauffage (collectives et individuelles), de production d'eau chaude sanitaire, de réseau d'eau froide, de VMC et de quelques contrats d'exploitation des équipements, - Assure un premier niveau de contrôle et de gestion pour le suivi des contrats d’entretien des équipements individuels (Gaz, Robinetterie, VMC), ainsi que le bilan des intéressements annuels : suivi mensuel des taux de réalisation des objectifs, mise en place des actions correctives auprès des agences et en lien avec les locataires - Assure les enquêtes de satisfaction auprès des locataires pour les contrats dont il assure la gestion. - Assure la mise à jour des composants et des tableaux de suivis des équipements individuels et collectifs. - Assure la gestion administrative et matérielle de dossiers qui lui sont confiés: Procède à la préparation des dossiers, au recueil, à la réception, au classement, à la diffusion et à l’archivage d’information et/ou de documents; édite les tableaux de bords de suivi et de gestion et assure leur diffusion. Assistance : - Assiste le service sur les missions de contrôle administratif des contrats d'exploitation, de maintenance et d’énergie - Assiste le service sur le suivi budgétaire - Est en contact avec les prestataires, les agences et les locataires dans le cadre des contrats de chauffage et d'exploitation et de travaux sur les équipements techniques. - Contribue à établir avec les agences et les entreprises des bilans périodiques sur chacun des marchés de chauffage, de VMC et contrats d’exploitation, et organise les réunions trimestrielles d'évaluation. Il peut être amené à rédiger les compte-rendu de reunion. - Est force de proposition en lien avec les Directions pour l’évolution et l’automatisation du suivi des contrats. - Participe au développement des outils de suivi, de reporting en lien avec les services.