Sous la responsabilité du directeur général adjoint, il/elle apporte une assistance administrative en matière d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de classement. Il/elle assure un rôle d’interface auprès des services de sa direction. Les missions sont les suivantes :

Gestion administrative et logistique de la direction

o Gère le planning et l’agenda du DGA,

o Effectue la réception et l’accueil téléphonique de la DGA et des directions entrants dans son portefeuille,

o Fait circuler l’information au sein de la DGA et des directions,

o Gère l’arrivée et le départ du courrier : distribue, oriente et classe le courrier au sein de la DGA et des directions,

o Assure une gestion spécifique de courriers relevant de son périmètre en lien avec l’assistante DG

o Met à jour l’organigramme de la DGA

o Gère d’un point de vue logistique, les évènements dont l’organisation est confiée à la direction (séminaires, réunions avec des partenaires, etc.)

o Contrôle et valide les documents/justificatifs des absences exceptionnelles.

o Procède à l’archivage d’information ou de document

o Assure la logistique et gère les fournitures de la DGA

o Gère les abonnements des directions (revues et adhésions) : bons de commande, factures

Gestion de l’organisation et du suivi des instances de régulation

o Anime et optimise la préparation des instances de gouvernance et commissions internes qui lui sont attribuées : planifie, contrôle le respect des délais et la forme de l’ensemble des documents soumis aux instances, met à jour le suivi du tableau de bord

o Prépare les réunions et rédige les comptes rendus ainsi que les relevés de décision des réunions internes,

o Rédige des documents : assure la saisie des lettres, courriers, rapports, notes, etc.,

Coordination/animation des assistant.e.s de direction

o Organise et régule son activité avec les assistant.e.s de direction,

o Prépare et anime les réunions de coordination avec les assistant.e.s de direction (échange et harmonisation sur les pratiques de travail, suivi du courrier, organisation de la circulation de l’information),

o Assure la continuité de service de l’assistant.e du DG et des autres assistant.e.s DGA en leur absence,

o Organise la continuité de service des assistant.e.s de direction de la DGA lors des absences.

o Assure la qualité des documents produits au sein de la direction (respect de la charte graphique, qualité de rédaction…) ainsi qu’aux directions composant la DGA.