Commande publique : Innovation et dématérialisation

Nantes Métropole Habitat s’est lancé dans plusieurs chantiers visant à simplifier la vie de l’office et des entreprises.

Mutualisation des dossiers de candidatures de maîtrise d'œuvre.

Il a été mis en pratique le dispositif « dites-le nous une fois » pour des concours de maîtrise d’œuvre afin de simplifier et d'alléger cette phase de la candidature.

Ce dispositif innovant de mutualisation des dossiers de candidatures permet ainsi aux fournisseurs de ne présenter qu’une seule fois, pendant une période de validité d'un an, leur dossier de candidature.

Un référentiel fournisseurs.

Il est prévu la création d’un référentiel fournisseurs qui stockerait toutes les informations utiles aux services.

L’office prévoit, en effet, de mettre en place un référentiel fournisseurs permettant de centraliser, partager en interne et exploiter toutes les données liées aux opérateurs (prospect, candidat ou titulaire). « A terme, nous souhaiterions pouvoir y enregistrer tout l’ADN des entreprises, précise Christophe Lancien, responsable du service Commande Publique. L'objectif serait de disposer de fiches complètes sur nos fournisseurs qui comprendraient leur identité : n° SIRET, activité(s), coordonnées, situation financière, historique des marchés (candidat et/ou titulaire) et évaluation...

Les données seront ainsi centralisées et consultables par l'ensemble des services, ce qui contribuera à faciliter notre action de sourcing. Nous évaluons depuis plusieurs années les titulaires de nos marchés à bons de commande et contrats d'exploitation, mais nous ne disposons pas encore d’évaluation globale. » Un acheteur reprend actuellement les données accumulées pour les mettre à jour et les repenser dans la perspective de ce futur référentiel fournisseurs qui pourrait voir le jour courant 2015.

Tout dématérialiser à terme.

Outre ce projet, l’office s’est également équipé de la solution logicielle e–attestations qui permet à l'établissement de remplir ses obligations réglementaires, en matière de lutte contre le travail dissimulé et de contrôle dématérialisé de la situation fiscale et sociale des entreprises titulaires de marchés. Cette démarche est engagée depuis juillet dernier via cette plate-forme dédiée.

Mais ce n’est pas tout, courant décembre, l’O.P.H. s'est doté de l' outil Clearbus pour mettre en place la dématérialisation des lettres d'attribution et de rejet - ce qui permettra au passage de diminuer le délai de stand still de 16 à 11 jours pour les procédures formalisées - des marchés, des actes de sous-traitance et des avenants, ce qui va contribuer à optimiser les délais de notification et réduire les coûts de fonctionnement en interne.

« A terme, nous voudrions pouvoir gérer tous les documents de tous les services de Nantes Métropole Habitat sous forme numérique », complète Christophe Lancien. Nantes Métropole Habitat fait partie de l’expérimentation ACTES, ce qui lui permet de poursuivre la dématérialisation des pièces jusqu’au contrôle de légalité.